OneDrive Entreprise : démêler SharePoint, Teams et vos fichiers avant de partir
OneDrive Entreprise est un cas à part dans le monde de la migration cloud. Ce n’est pas un cloud de stockage classique : c’est une couche de présentation par-dessus SharePoint, qui est elle-même entrelacée avec Teams, Outlook et l’ensemble de Microsoft 365. Si vous venez du guide sur la migration cloud, vous savez que chaque source a ses pièges. OneDrive Entreprise cumule ceux de tout le monde. La documentation officielle de Microsoft sur la migration fait 47 pages, et c’est un signe qui ne trompe pas.
Pour être clair d’entrée : OneDrive personnel (celui du grand public, gratuit avec un compte Microsoft) et OneDrive for Business (celui fourni avec les licences Microsoft 365 entreprise) sont deux produits différents sous le même nom. La migration depuis OneDrive personnel est triviale : c’est un stockage cloud classique, les fichiers sont de vrais fichiers. OneDrive for Business, en revanche, c’est un chemin de croix administratif.
Pourquoi OneDrive Entreprise est plus compliqué que les autres
Le problème SharePoint. Chaque utilisateur OneDrive for Business a en réalité un site SharePoint personnel. Les fichiers que vous voyez dans « Mon OneDrive » sont stockés dans une bibliothèque SharePoint. Les fichiers des canaux Teams sont dans d’autres bibliothèques SharePoint. Les sites d’équipe ont encore d’autres bibliothèques. Tout ça s’appelle « OneDrive » ou « SharePoint » selon le contexte, et la frontière entre les deux est volontairement floue.
Le problème des métadonnées SharePoint. SharePoint permet d’ajouter des colonnes de métadonnées aux fichiers (statut, catégorie, responsable, date d’échéance). Ces métadonnées n’existent pas dans le système de fichiers classique : elles vivent dans la base de données SharePoint. Quand vous exportez les fichiers, vous perdez ces métadonnées. Si votre équipe les utilise pour organiser son travail, c’est un problème.
Le problème Teams. Chaque canal Teams a un dossier SharePoint associé. Les fichiers partagés dans une conversation Teams atterrissent dans un dossier caché. Les enregistrements de réunions vont dans OneDrive ou SharePoint selon la configuration du tenant. Migrer « les fichiers de Teams » nécessite de cartographier cette structure avant de commencer.
Étape 1 : cartographier l’existant. Utilisez le centre d’administration SharePoint pour lister tous les sites, les bibliothèques et les volumes. Notez quels canaux Teams ont des fichiers, quels sites d’équipe sont actifs, quels utilisateurs ont plus de 100 Go dans leur OneDrive personnel.
Étape 2 : choisir la méthode d’extraction. Pour les fichiers OneDrive personnels, le client de synchronisation de bureau fonctionne (à condition de forcer la synchronisation complète : désactivez les « fichiers à la demande »). Pour SharePoint, il faut soit utiliser l’API Graph, soit un outil tiers comme ShareGate (payant mais redoutablement efficace), soit Rclone avec le backend OneDrive Business.
Étape 3 : gérer les permissions. Microsoft 365 a un modèle de permissions à trois couches : permissions SharePoint, permissions de groupe Azure AD, et permissions de partage ad hoc. Exportez tout avant de migrer. Le centre d’administration permet de générer des rapports de permissions, mais c’est laborieux.
Ce que vous perdrez forcément en partant
Certaines choses ne survivent à aucune migration depuis OneDrive Entreprise. Les fichiers depuis Dropbox migrent presque sans perte, mais ici la liste des pertes est plus longue :
- Les co-éditions en temps réel sur les documents Office Online. Elles reposent sur SharePoint et ne fonctionneront plus.
- Les workflows Power Automate liés à des fichiers SharePoint. Ils doivent être recréés de zéro sur la nouvelle plateforme.
- Les vues et filtres personnalisés des bibliothèques SharePoint.
- L’intégration native avec Outlook (les pièces jointes stockées dans OneDrive, les liens de partage OneDrive dans les emails).
- Les notebooks OneNote stockés dans SharePoint (OneNote a son propre format de stockage, exportable en PDF mais pas en format éditable universel).
Calendrier type pour une migration OneDrive Entreprise
Oubliez les migrations en une journée. Pour une équipe de 50 utilisateurs avec SharePoint actif :
- Semaine 1 : cartographie, inventaire, extraction des permissions.
- Semaine 2 : migration pilote avec 5 utilisateurs volontaires. Correction des problèmes.
- Semaine 3-4 : migration par lots de 10-15 utilisateurs.
- Semaine 5 : vérification, reconfiguration des partages, communication finale.
Si vous migrez depuis iCloud, c’est un autre genre de difficulté, plus technique, moins organisationnelle. OneDrive Entreprise, c’est 80% de gestion humaine et 20% de technique. Le plus dur n’est pas de déplacer les fichiers, c’est de convaincre 50 personnes de changer leurs habitudes en même temps.